Utvecklingssamtal är viktiga – det vet alla. Med återkommande utvecklingssamtal växer medarbetarna, chefen får värdefull feedback och organisationen ökar sina mänskliga resurser. Det finns egentligen bara två problem med utvecklingssamtal: för det första att de inte blir av, för det andra att man missar gruppens möjligheter för utveckling.
1) Vackert tänkt
Utvecklingssamtal är en vacker – och i grunden riktig – tanke. Chefen tar sig regelbundet tid för samtal med varje medarbetare. De går igenom
vad som hänt på jobbet,
hur medarbetaren klarar sina uppgifter,
organisationens mål,
vad medarbetaren önskar satsa på i framtiden och
vilken utveckling/utbildning hon behöver för det.
Medarbetaren får också tillfälle att ge chefen feedback så hon kan bli en allt bättre chef. Diskussionerna dokumenteras och följs upp. Problemet är bara att det sällan fungerar. Jag har utbildat många chefsgrupper i metoder för utvecklingssamtal och utarbetat bra, enkla material som underlag för samtalen; bara för att se de stolta ambitionerna vittra sönder under vardagens press och stress. Samtalen blir inte av, de blir hafsigt genomförda, de följs inte upp och de upprepas inte.
2) Missar gruppens kraft
Men även där utvecklingssamtalen faktiskt blir av och fungerar missar man något viktigt, nämligen gruppens möjligheter. När människor samarbetar effektivt skapar gruppen helt nya möjligheter och kan nå resultat som ingen enskild medlem kunnat föreställa sig. Denna gruppens kraft missar de traditionella utvecklingssamtalen när bara chef och medarbetare samtalar.
Använda gruppens kompetens
Ett komplement till traditionella utvecklingssamtal är utvecklingssamtal i grupp. En modell jag har använt i många år (med inspiration från Re-evaluation Counselling) utgår från att en grupp medarbetare regelbundet tar tid till att utvärdera varandras insatser och hur dessa kan förbättras. Det är viktigt att gruppen inte är allt för stor, 8-12 personer brukar vara maxantalet. Spelreglerna för gruppen är att alla måste delta och vara beredda på att vara såväl ärliga som konstruktiva. Med ärlighet menas inte att säga allt man tycker, utan att säga allt som behöver sägas. Med konstruktiv menas att det man säger har ett gott syfte, att det inte syftar till att trycka till någon utan till att utveckla. Det måste också finnas tillräckligt med tid, räkna med minst 10 minuter per person. Så här kan ett möte gå till.
Inledning
Börja mötet med att gå laget runt och låta varje person berätta något som går bra i hennes/hans arbete just nu.
Förklara syftet med mötet: att utvärdera våra arbetsinsatser och se om vi kan hitta sätt att bli ännu bättre på det vi gör.
Få accept på spelreglerna engagemang, ärlighet och konstruktivitet.
Förklara upplägget så alla förstår.
Min uppfattning om mig själv i jobbet
Någon i gruppen börjar, det kan vara någon som erbjuder sig själv eller någon som gruppens ledare föreslår. Denna person svarar kortfattat på två frågor:
1) ”På vilket sätt tycker jag att jag gör mitt jobb bra? Vad är mina starka sidor som … [assistent, jurist, tidningsbud, altviolinist, etc]?” Det är viktigt att hålla fokus på den uppgift man har. Det är inte en allmän genomgång av ens starka sidor som människa utan fokus ligger specifikt på ens roll på jobbet. Många får säkert anstränga sig för att kunna vara utförliga med sina starka sidor, uppmuntra gärna den som har ordet att inte var onödigt blygsam.
2) ”Hur skulle jag kunna bli en ännu bättre [asistent, etc]?” På denna fråga är det ofta viktigt att vara fokuserad. Det finns säkert mycket vi skulle kunna göra bättre, det gäller att ta fram det viktigaste och att vara så konkret som möjlig.
Under tiden som personen berättar lyssnar resten av gruppen uppmärksamt, några kanske antecknar.
Vår uppfattning om dig i jobbet
Nu får var och en i gruppen möjlighet att fundera över hur den ser på den person som just talat, utifrån samma två frågor. De kan antingen fundera enskilt eller diskutera två och två.
Gruppen ger feedback
Varje medlem i grupper talar sedan till ”huvudpersonen” utifrån frågorna: 1) ”På vilka sätt jag tycker att du är en bra […], vad ser jag som dina starka sidor i det jobbet/uppgiften.” 2) ”Hur jag tror att du skulle kunna bli en ännu bättre […]?”
Man kan ta en runda där alla svarar på fråga 1 och sedan en ny omgång med fråga 2, eller man kan låta varje person besvara båda frågor på en gång. Även här är det viktigt att ha fokus på personens uppgift, inte på människan i största allmänhet, samt att vara fokuserad i sina kommentarer.
Det är oftast bra om någon i gruppen antecknar vad som sägs och lämnar det till huvudpersonen efteråt.
Bearbetning
När alla i gruppen har pratat, får huvudpersonen möjlighet att berätta vad den särskilt tog fasta på i det som blev sagt och eventuella slutsatser utifrån det.
Gruppen går sedan vidare till nästa person. Grupper jag sett som gör detta regelbundet får en öppnare, ärligare atmosfär. Medlemmarna känner sig tryggare och utvecklas snabbare. Alla blir mera uppmärksamma på varandras styrkor och svårigheter och hur de kan stödja varandra.