Min coachklient hade ett problem. Hur skulle hen hantera mängden uppgifter som strömmade över hen och teamet? Det började alltid bra. De hade en ambitiös men överkomlig plan för vad de skulle åstadkomma. Men sen hände saker. Nya uppgifter och önskemål tillkom och det blev helt enkelt för mycket. Hen kände hur hen tappade fokus när hen försökte göra flera saker samtidigt, många bollar i luften och tom i huvudet. När hen kom hem på kvällen kändes det ibland som hen inte fått något gjort på hela dagen. Det vill säga, inget av det hen hade bestämt sig för att göra. Och det var inte så enkelt som att avvisa det som tillkom. Dels kom det ofta från VD själv, dels var det som regel viktiga, behjärtansvärda förfrågningar som min klient mycket väl förstod behövdes tas om hand. Vad göra? Jag frågade på vilken nivå hen ville ta sig an detta?
Arbeta med strukturer
Hen skulle kunna angripa det strukturellt. Det verkade rätt tydligt att hen och teamet var för ambitiösa i sin planering. De började med en göra-lista som var för full och inte lämnade utrymme för det som oundvikligen skulle tillkomma under veckan. Antagligen skulle de kunna hitta andra sätt att planera som skulle minska deras arbetsbörda. Kanske också hitta bättre system för delegering och uppföljning?
Ändra beteende
Hen skulle också kunna fokusera på sitt beteende. Hen beskrev det som att hen tappade fokus. Hur gick det till? Så vitt jag kunde förstå så beskrev hen ett förlopp: hen hade fokus, någonting hände, hen tappade fokus; och jag antog att hen så småningom återfick fokus. Visste hen hur det förloppet såg ut? Som regel gör vi inte det. När vi har problem så är det ofta för att något händer som vi inte riktigt är medvetna om och därför har svårt att göra något åt. Om hen kunde iaktta och förstå hur det gick till kunde vi säkert hitta sätt för hen att behålla sitt fokus. Dessutom verkar det vara så att ökad medvetenhet i sig leder till förändringar.
Utmana sig själv
Och slutligen kunde hen arbeta med detta på ett personligt plan. Hen hade gett många uttryck för att vara en ambitiös chef. Inte bara det att hen planerade in för mycket för sig och teamet, utan också i hur hen pratade om sig själv och vad hen ville uppnå. Utan minsta ironi sa hen till exempel att hens mål var att de som arbetade i hens team skulle uppleva och minnas hen som deras livs bästa chef. Om medarbetarna lämnade ifrån sig jobb som inte riktigt levde upp till hens krav, så gjorde hen helt sonika om uppgiften själv. Det är lätt att förstå hur en så hög ambitionsnivå både lett hen till att befordras i företaget och till att ta på sig för mycket, med risk för utbrändhet på sikt. Hen skulle kunna jobba med frågan ”Vad är det för förändring i mig som skulle sänka min ambitionsnivå så pass att arbetet blir överkomligt?”
Utmaningar och utdelning
För mig verkade det som om de här tre nivåerna var olika svåra, med olika långt gående resultat.
Att förbättra teamets planeringsrutiner verkade enklast och skulle lösa ett specifikt, viktigt problem för dem. Men kanske inte vara tillämpbart på andra områden.
Att uppmärksamma sitt beteende och hitta sätt att återfå fokus skulle säkert vara svårare men troligen också vara användbart i flera andra situationer. Förutom att förmågan att fokusera, i sig, är en nyckelfärdighet i denna splittrade tid.
Och att hitta sätt att ändra sitt förhållningssätt till sin egen ambitionsnivå gissar jag skulle vara rejält utmanande, både i tanken och i känslorna, och samtidigt ge långvariga förändringar på många områden i klientens liv.
För min egen del skulle jag alltid välja det tredje alternativet. Jag tycker om att utmana mig själv och göra saker som känns svåra, men meningsfulla. Men i coaching är det ju inte min dagordning som gäller. Jag föreslog de tre angreppssätten för klienten och frågade vad hen ville och var beredd till. Och som så otroligt många gånger förr valde hen inte det jag skulle ha gjort, utan det som passade för hen, i detta fallet att öka sin medvetenhet om hur det går till när hen tappar fokus. Och där började vi jobba.