Jag har coachat sedan 1997, hundratals klienter på flera kontinenter. En återkommande fråga för många har varit hur de ska bli mera produktiva. Det är förstås väldigt individuellt, olika personer och olika situationer, men när jag har följt klienter som provat, reflekterat och provat igen så finns det vissa lärdomar som ofta återkommer.
Boka luft i kalendern
När arbetsplatsens kalendrar är delade så att det är fritt fram att boka in varandra på möten, då blir det extra viktigt att reservera tid för sig själv. Tid för att förbereda möten, tid för att följa upp möten och tid i ”reserv” för det oförutsedda. Till och med bokad tid för att reflektera.
Tukta tiden för mejl
Mängden mejl och den tid det tar att läsa och svara verkar tynga de flesta av mina klienter. De känner ett tryck på sig att hålla koll på sin mejl och svara snabbt och det suger tid och energi. Många verkar bli hjälpta av att bestämma fasta tider på dagen då de svarar på mejl, till exempel 10:30-12 och 16-17:30. (Observera att de som regel inte börjar dagen med att kolla mejl.) Och däremellan stänga av mejlen så den inte ständigt drar deras uppmärksamhet.
Ta det viktigaste när du är på topp
När är din bästa tid på arbetsdagen? För många är det på morgonen, medan utpräglade nattmänniskor verkar vara som mest fokuserade lite senare på förmiddagen. Om man disciplinerar sig till att ta sig an den viktigaste uppgiften eller uppgifterna på sin bästa tid så får man mer gjort.
Veta vad som är viktigast
De flesta blir mer produktiva om de har en tydlig uppfattning om vad som är dagens viktigaste uppgifter. En till tre punkter, inte fler, som de i första hand vill få gjort. Och som de faktiskt fokuserar på och låter annat, mindre viktigt, anpassa sig runt.
Våga stänga dörren
Detta verkar särskilt gälla svenska chefer. De vill vara tillgängliga, dörren ska ständigt stå öppen för medarbetarna. Det är förstås en bra tanke, men det innebär ofta att de hela tiden blir avbrutna och måste komma in tidigt eller stanna sent för att få ro att jobba med det som är viktigt. Många klienter har pratat med sina medarbetare om att de kommer att stänga dörren när de behöver koncentrera sig. Om det verkligen är något brådskande och viktigt kan medarbetarna knacka på, annars återkom när dörren är öppen igen. Det verkar kräva lite mod men ger bra utdelning.
Förstå sig själv: vad hjälper mig att fokusera?
De flesta av mina klienter har haft nytta av att fundera över hur de fungerar. Inte bara när på dagen de jobbar som bäst, utan också under vilka omständigheter. Ska det vara tyst? Eller tvärtom lite bakgrundsbrus? Eller musik? Trivs de bättre med mycket ljus eller när det är lite skumt? Sitta på jobbet, eller hemma eller på ett fik? Ha rent på skrivbordet eller många saker som stimulerar? Ju mer de kan erkänna för sig själv vad de faktiskt behöver och ta hänsyn till det, ju bättre går det.
Daglig reflektionstid
Jag har sparat det viktigaste till slutet. Alla de chefer jag coachar känner sig pressade och splittrade. De tycker inte de hinner lyfta blicken och tänka långsiktigt, allt fokus går till att hantera det kortsiktiga och brådskande. Jag märker tydligt hur detta har förändrats sedan jag började coacha 1997. Då var det ibland ett problem för mina klienter, nu verkar det alltid vara en fråga. I den verkligheten blir reflektionstid helt avgörande. Det måste inte alltid vara lång tid, ibland räcker det med några minuter i slutet eller i början av dagen. Tid till att tänka efter, i sakta mak, hur det går, vad som är viktigast idag, vart vi är på väg, om det är något som riskerar att missas, hur man mår. Det viktiga är rutinen, att göra det regelbundet, varje dag, få det till en automatisk vana.
Och ibland behövs längre tid än några minuter. En timma med sig själv, på en promenad eller med fötterna på bordet, eller i samtal med någon man är avspänd och trygg med. Då tankarna kan få utvecklas fritt och långsiktigt och lite vilt. Jag har sett många exempel på vilken skillnad det gör och tror personligen att detta är en avgörande konkurrensfördel i denna krävande, splittrande tid.